この記事は、事務職・オフィスワークにこれから挑戦する方に向けた、ITリテラシー「代表的なソフトウェア」の4本目です。ここからは社内で使う道具から一歩進んで、社外の人と向き合う場の話になります。読み終わる頃には、ZoomやTeamsの会議に、開始5分前の確認から画面共有の選び方まで、もたつかずに参加できるようになります。

先に結論から。Web会議で困らないために覚えるのは、マイク・カメラ・画面共有・チャットの4つのボタンと、始まる前の5分だけです。操作を覚えることが目的ではありません。相手の30分を、機材のトラブルで削らないためにやります。

Web会議は電話ではなく、小さな生放送

電話は声だけのやり取りですが、Web会議はそこに映像と資料が加わります。感覚としては小さな生放送に近いものです。放送が始まってからマイクの位置を直す人はいません。照明も音も、始まる前に確かめておくから、本番では中身の話だけに集中できます。

逆に言えば、生放送で怖いのは「映ってはいけないものが映ること」と「音が出ないこと」の2つだけ。この2つを開始前に潰しておけば、あとは普通の打ち合わせと変わりません。

開始5分前に確かめる3つのこと

入室する前に、①音（設定の「オーディオ」から「スピーカーのテスト」「マイクのテスト」を押し、自分の声が返ってくるか聞く）、②光（窓を背にすると顔が暗く写るので、明かりが正面に来る向きに座り、ノートパソコンは本などに載せて画面を目の高さにする）、③背景（後ろに写るものを見て、生活感のあるものが入るなら「背景」からぼかしを1つ選ぶ）。この3つで十分です。

押すのは、画面の下に並ぶ4つのボタンだけ

会議中に使うボタンは4つです。マイク（話さない間はここを押してミュートにする）、カメラ（顔を出す・止める）、画面共有（自分の資料を相手にも映す）、チャット（声を出しにくいときに文字で伝える）。ZoomではAltキーとAを同時に押すとミュートの入り切りができ、Teamsでは Ctrl と Shift と M で同じことができます。

自分の番が来たときにミュートのまま話し始めるのは、誰もが一度は通る道です。そのときは慌てず、ボタンを押し直して「失礼しました、もう一度」と言えば済みます。慌てて早口になるほうが、相手には伝わりません。

画面共有は「画面全体」ではなく、資料のウィンドウを選ぶ

「画面共有」を押すと、何を映すかを選ぶ小さな画面が出ます。ここで「画面全体」ではなく、映したい資料のウィンドウを選んでください。全体を選ぶと、通知も、開いたままのフォルダも、机の上のすべてが相手に見えます。

私たちCCコミュニケーションズでも、オンライン商談の最中に画面全体を共有したまま、右下にチャットの通知が出て別のお客様の社名が一瞬映ったことがあります。すぐ閉じましたが、相手の表情が変わったのが画面越しに分かりました。それ以来、入室前に通知を止める設定にして、共有はウィンドウ単位で選ぶと決めています。守っているのは自分の面子ではなく、名前を出されたくないもう一方のお客様です。

音は、イヤホンをつなぐだけで安定します

パソコンのスピーカーで相手の声を流すと、その音を自分のマイクが拾い直し、同じ音が何度も往復して「キーン」という音が鳴ります。これがハウリングです。イヤホンやヘッドセットをつなぐと、音が耳の中で終わるので、拾い直す道そのものがなくなります。

会議室に複数人で入るときは、マイクを使うのは1台だけにして、他のパソコンはミュートにします。同じ部屋で2台のマイクが開いていると、同じ声が二重に届いて聞き取れなくなります。

話し方は、名前を呼んでから

画面越しでは、誰に向けた質問かが分かりにくくなります。だから「〇〇さん、この点いかがでしょうか」と名前を先に呼んでから内容を話します。相手の発言と重なってしまったときは、先に「どうぞ」と譲る。譲られた側は10秒で話し終える。この2つだけで、会話の交通整理はほぼ足ります。

うなずきは、対面のときよりひと呼吸長く。画面の中では小さな動きが伝わりにくいためです。

「聞こえません」で始めないのは、相手の時間を守るため

会議の冒頭3分が機材の確認で消えると、その3分は参加人数の分だけ失われます。5人の会議なら15分です。私たちが開始5分前の確認にこだわるのは、几帳面だからではありません。相手からお預かりした時間を、中身の話に全部使うためです。

お客様は、あなたの操作の上手さを見に来ているのではありません。約束の時間に、約束した話ができるかどうかを見ています。準備の5分は、そのための一番確実な投資です。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

Web会議は小さな生放送です。始まる前に音・光・背景の3つを確かめ、本番ではマイク・カメラ・画面共有・チャットの4つのボタンを使う。共有はウィンドウ単位で選び、音はイヤホンで安定させる。どれも1回やれば体が覚える操作です。まずは会議のない今日、1人で会議を開いてマイクのテストを押してみてください。