PDFとは、どのパソコンで開いても見た目が変わらないファイルのことです。請求書、契約書、案内文など、外に出す書類はほとんどPDFで送ります。

なぜPDFにするのか

WordやExcelのまま送ると、相手のパソコンの設定によって、文字の大きさや改行の位置がずれることがあります。1枚に収めたはずの表が2枚に割れる、といったことが起きます。

もう1つ、Excelのまま送ると相手が数字を書き換えられてしまいます。PDFにすると、こちらが作ったままの形で届きます。

①PDFにする

道は2つあります。どちらでも結果は同じなので、使いやすいほうを1つ覚えれば十分です。

1つは「ファイル」→「名前を付けて保存」で、ファイルの種類から PDF を選ぶ方法。もう1つは「ファイル」→「エクスポート」からPDFを作る方法です。

②送る前に、PDFのほうを開いて見る

ここを飛ばさないでください。作ったPDFを自分で開いて、1ページ目から最後まで見ます。

よくあるのは、Excelの表が途中で切れている、余分な列が入っている、印刷範囲がずれている、といったずれです。元のExcelでは正しく見えていても、PDFにすると崩れることがあります。送ったあとでは直せません。

確認するのは、自分の作業を疑うためではなく、受け取った人に「開いたら崩れていました」と連絡させないためです。

今日やってみること