Outlookは、メールと予定表が1つになったソフトです。左側のアイコンで、メール・予定表・連絡先・タスクの画面を切り替えて使います。

この記事では、いちばん使うメールを1通送るところだけを覚えます。

①宛先は To・Cc・Bcc で役割が変わる

宛先の欄は3つあります。同じ「送る」でも、意味がまったく違います。

To は「あなたに対応してほしい人」。Cc は「知っておいてほしいけれど、動かなくていい人」。Bcc は「ほかの人には見えない形で送る相手」です。

よくある失敗が2つあります。1つは、全員をToに入れてしまい、誰が対応するのか分からなくなること。もう1つは、複数のお客様に一斉送信するときにToやCcを使い、他社のメールアドレスが全員に見えてしまうことです。一斉送信はBccを使います。

②件名は「用件＋期限」を先頭に書く

件名は、相手が開くかどうかを決める1行です。「お世話になっております」や「ご連絡」だけでは、何の話か分かりません。

「〇〇の件（△日までにご確認ください）」の形にします。たとえば「8月分請求書の確認依頼（8/15までにご返信ください）」。これなら、開く前に用件と締切が分かります。

本文も同じ順番です。あいさつのあと、最初の一文に用件を書きます。

送信ボタンを押す前に、2か所だけ見る

1つ目は宛先です。Outlookは打ち始めた文字から候補を出してくれますが、名字が似ている別の人が選ばれていることがあります。送ったあとでは取り消せません。

2つ目は添付ファイルです。本文に「添付します」と書いたら、送信前にクリップのマークを確認します。「添付し忘れました」の再送は、相手の受信箱を2通ぶん使わせることになります。

今日やってみること