この記事は、パソコンの操作にはひと通り慣れて、次は「自分の中の散らかり」を片づけたい方に向けた、「パソコンの基礎知識」の実践編1本目です。読み終わる頃には、フォルダを何階層まで作るか、ファイル名をどう書くか、どこに保存するかが、自分のルールとして1枚のメモに書ける状態になります。

先に結論から。ファイル整理の目的は「きれいにすること」ではありません。探す時間をゼロに近づけることです。そのために必要なルールは2つだけ。①保存する場所を先に決める ②名前を日付から始める。この2つで、ファイルは迷子になりません。

散らかるのは、片づけが下手だからではありません

デスクトップが埋まっていく理由は、たった1つ。保存するときに、置き場所を決めていないからです。「あとで整理しよう」と思ってデスクトップに置く。その「あとで」は来ないまま、翌日また1つ増える。片づけの能力ではなく、入口の設計の問題なのです。

冷蔵庫を思い出してください。買ってきた食材を、扉を開けて空いているところに突っ込むと、2週間後に奥から溶けたものが出てきます。逆に「野菜は下の引き出し」「飲み物は扉の棚」と場所を決めている家では、探す時間がほぼゼロです。腕の問題ではなく、置き場所を先に決めたかどうかだけの違いです。ファイルもまったく同じです。

①フォルダは「3つ・2階層まで」

まず、デスクトップで右クリックし、出てきた一覧から「新規作成」→「フォルダー」を選びます。名前を打つ欄が出るので、01_進行中と打ってEnterキー。同じ手順で02_完了、03_雛形を作ります。先頭に数字を付けるのは、その順番で画面に並ばせるためです。

階層は2つまでにしてください。「01_進行中」の中に「A社」「B社」を作るところで止めます。3階層より深くすると、しまうときに迷い、探すときにも迷います。深さは安心ではなく、迷いを増やすだけです。

②ファイル名は「日付＋中身＋相手」で書く

名前の型は「20260731_請求書_ABC商事」です。日付は年4桁・月2桁・日2桁を続けて書きます。7月なら「07」、1日なら「01」。2桁でそろえないと、画面に並んだときに10月が1月の隣に来てしまいます。

日付を先頭に置く理由は、並べ替えの操作をしなくても、勝手に時系列に並ぶからです。中身と相手を続けて書くのは、開かずに判断できるようにするため。「最新版」「修正後」「最終」といった言葉は使いません。3日後には、どれが最新なのか自分でも分からなくなります。

やめる名前	置きかえる名前	理由
請求書_最終.xlsx	20260731_請求書_ABC商事.xlsx	いつ・誰宛かが開かずに分かる
資料2_修正後.docx	20260728_研修資料_新人向け.docx	「修正後」は3日で意味を失う
名簿.xlsx	20260715_出勤名簿_7月分.xlsx	同じ名前が増えても区別できる

CCの現場で決めた、たった1つの追加ルール

私たちCCの派遣事業では、月末に40社分の請求書を作ります。以前、担当者ごとに名前の付け方がバラバラだったため、締め日に「B社の最新版はどれか」を確認する電話が社内で何本も飛びました。1本あたり3分としても、月末の1日で1時間近くが確認に消えていたのです。

そこで決めたのが、「作り直したら、名前の日付を今日の日付に書き換える」という1行のルールです。バージョン番号も「最新」の文字も使いません。日付が新しいものが最新——これだけで、確認の電話は月に数本まで減りました。ルールは覚えられる数でなければ、続きません。

整理は、自分ではなく次の人のため

きれいに並んだフォルダの本当の価値は、自分が休んだ日に出ます。急に休むことになったとき、代わりに対応する仲間が「01_進行中のA社」を開けば、状況がそのまま分かる。お客様は誰が担当かを気にせず、いつもどおりの返事を受け取れる。ファイル整理は、自分がいなくても仕事が止まらない状態を作る仕事です。だから私たちは、これを個人の趣味ではなくチームのルールとして決めています。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

ファイルが散らかるのは、片づけが下手だからではなく、保存する前に置き場所を決めていないからです。フォルダは01_進行中・02_完了・03_雛形の3つ、階層は2つまで。名前は「20260731_請求書_ABC商事」の型で、日付を先頭に。「最終」「修正後」は使いません。次の記事では、その画面をそのまま人に伝えるスクリーンショットを見ていきます。