「パソコンが苦手だと、事務職は難しいですか」。面接でいちばん多く聞かれる質問です。答えは、難しくありません。事務の現場で毎日くり返す操作は、思っているよりずっと少ないからです。

パソコンは、最初の4つができれば大丈夫

事務の1日で何度も使うのは、クリック・文字入力・コピー＆貼り付け・保存の4つです。ほかの機能は、必要になったときに1つずつ足していけば間に合います。

スマホでタップしていた操作を、パソコンではマウスとキーボードで行う。違いはそれだけです。

①クリックする

マウスの左ボタンを1回押すのがクリック、素早く2回押すのがダブルクリックです。1回は「これを選びます」、2回は「これを開きます」。ファイルの名前が青くなったら、選べている証拠です。

②文字を入力する

打ちたい場所をクリックしてから、キーボードで打ちます。画面右下の表示が「あ」なら日本語、「A」ならアルファベットが出ます。日本語のキーボードなら、左上の「半角/全角」キーで切り替わります。

ローマ字で打ってスペースキーを押すと漢字に変換され、Enterキーで確定します。違う漢字が出たら、スペースキーをもう一度押せば次の候補に移ります。

③コピーして貼り付ける

文字を選んで Ctrl＋C でコピー、貼りたい場所をクリックして Ctrl＋V で貼り付けです。文字の選び方は、先頭を左クリックして、押したまま終わりまでマウスを動かすだけ。青くなった部分がコピーされます。

会社名や口座番号を手で打ち直すと、1文字違うだけで振込が止まります。コピーして貼るのは、速さのためだけでなく、間違えないための方法でもあります。

④保存する

作ったものを残すのが保存です。Ctrl（コントロール）キーを押したまま S キーを押します。

最近は、OneDriveやGoogleドライブに置いたファイルのように、自動で保存される環境も増えています。覚えてほしいのは押す回数ではなく、作業したら、どこに・どんな名前で保存されているかを確かめることです。分からなければ「これ、どこに保存すればいいですか」と聞くのがいちばん早くて確実です。

3分でやってみよう