この記事は、ITリテラシー「AIツール」カテゴリの6本目です。5本目までで、下書き・要約・議事録をAIに渡せるようになった方に向けて、事務の仕事で時間を取られがちな調べものを扱います。読み終わる頃には、AIと検索のどちらを先に開くかで迷わなくなります。

先に結論から。AIと検索は、どちらが優れているかという関係ではありません。AIは全体像を描くのが得意、検索は今日時点の事実を確かめるのが得意。役割が違うので、順番に両方使います。

AIは「地図を描いてくれる人」、検索は「現地の看板」

はじめての街で店を探す場面を思い浮かべてください。地元に詳しい人に「この辺りはどんな街？」と聞けば、大通りの位置や地区の雰囲気を教えてくれます。これがAIです。

ただし、その店が今日開いているか、値段がいくらかは、現地の看板を見ないと分かりません。これが検索です。地図で見当をつけてから看板を確かめる。この順番が、調べものでもいちばん速い進め方になります。

調べものは、この3ステップで進める

具体的な手順は3つです。①AIに全体像と用語を聞く ②検索で公式の情報を確かめる ③確かめた事実をAIに整理してもらう。

①でとくに効くのが、「この件について、私が知らないと困ることを5つ挙げて」という聞き方です。分からないことは質問の形にすらできません。何を調べるべきかの一覧をAIに作ってもらってから、②に進みます。

「一次情報」とは、決めた本人が出しているもの

②で確かめる相手を間違えないことが大事です。一次情報とは、その内容を決めた本人が出している情報のこと。制度なら省庁や自治体、ソフトの使い方ならそのソフトを作った会社、社内ルールなら社内の規程集そのものです。

検索するときのコツも1つ。話し言葉のまま打つより、単語をスペースで区切って並べるほうが速くたどり着けます。そして上から3件だけ開いて、公式のページが混ざっているかを確かめる。混ざっていなければ、言葉を変えてもう一度検索します。

もう1つ、初心者の方に覚えてほしい判断があります。「AIの答えだけで人に伝えていいか」の線引きです。社内の相談ごとや、自分の理解を深めるための調べものなら、AIの答えで進めて構いません。けれどお金・期限・契約・お客様に関わることは、公式のページを開くまで人に伝えない。この線を最初に引いておくと、迷う時間がなくなります。

CCの現場のリアル——手続きの調べもの

私たちのバックオフィスには、社会保険や雇用契約に関する手続きの問い合わせが、現場のスタッフから毎月20件ほど届きます。以前は、担当者が検索して解説記事を読み、判断がつかずに上長へ相談する、という流れで平均40分かかっていました。

今は、まずAIに「この手続きで確認すべき点を5つ」と聞いて論点を出し、その5つを公式ページで確かめる形にしました。1件あたり約15分。短くなった理由は、探す時間ではなく「何を探せばいいか分からない時間」が消えたからです。

一度だけ、失敗もありました。AIが答えた期限の日数をそのまま現場に伝えてしまい、公式ページを見たら異なっていたのです。それ以来、日数・金額・様式の名前は必ず公式ページの画面を開いてから返すという手順を全員で決めました。

調べものの先には、答えを待っている人がいる

速く調べられるようになると、忘れがちなことがあります。調べものは、それ自体が仕事ではないということです。その答えを待っている人が必ずいます。

現場のスタッフは、返事が来るまで次の行動を決められません。だから私たちは、返信に「確かめた事実」と「まだ確かめていないこと」を分けて書くようにしています。全部が分からなくても、分かった部分だけ先に渡せば、相手はそこまで進めます。速さの目的は、相手を止めないことです。

AIに調べものを頼むときの注意

やること	理由
数字と日付は公式ページで開き直す	AIは古い情報のまま答えることがある
出どころを聞いて、実在するか見に行く	存在しない資料名が返ることがある
社名や個人名は伏せて質問する	入力した内容は社外に送られる

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

AIは地図、検索は現地の看板。①AIで全体像→②公式ページで事実を確かめる→③AIで整理、の順に進めます。数字・日付・様式名は必ず公式ページを開き直し、社名や個人名は伏せて質問します。そして調べた先には、返事を待っている人がいます。次の記事はこのカテゴリの最後、AIを使うときの注意点です。