この記事は、事務職・オフィスワークにこれから挑戦する方に向けた、「事務職の仕事」シリーズの1本目（入門編）です。読み終わる頃には、事務職の一日を朝8時50分から夕方17時30分まで場面で説明でき、仕事の中身を4つに分けて人に話せるようになります。社内研修の初回テキストとしても、この1本で「事務ってどんな仕事か」をひと通りカバーします。

先に結論から。事務職は「一日中パソコンに入力しているだけの仕事」ではありません。書類をつくり、数字を記録し、電話を受け、来客を迎える——会社が止まらずに回るための段取りを、まるごと引き受ける仕事です。

まず土台から。事務の仕事は「その先の人」のためにある

事務の仕事を説明するとき、私たちが最初に伝えることがあります。それは、数字や書類の先には必ず人がいるということです。請求書の先にはお客様がいて、給与明細の先には一緒に働くスタッフがいて、会議資料の先には明日その資料を持って出かける営業担当がいます。

だから私たちは、正確さや速さを「目的」だとは考えません。金額の合った請求書は、お客様に「この会社はきちんとしている」という安心を届けます。締切より1日早く出した資料は、営業担当に「落ち着いて準備できる」という安心を届けます。正確さも速さも、その安心を届けるための手段です。ゴールはいつでも、受け取った人が安心すること。この土台があるかないかで、同じ入力作業でも仕上がりが変わります。

事務職の一日を、時間で追ってみる

一日の流れを見ると、仕事の輪郭がつかめます。下の図は、私たちのオフィスで働く内勤スタッフの一日です。

注目してほしいのは、「一人で黙々と作業する時間」と「人と接する時間」が交互に来ることです。朝は電話とメールで社外・社内の用件を受け取り、昼前後にまとまった作業をし、午後にまた来客が入る。ずっと画面を見ている時間帯は、実は一日の半分もありません。

仕事の中身は、大きく4つ

4つのうち、求人票で目にする「データ入力」は②の一部です。実際には①の書類づくりに一番時間を使い、③の電話・メール対応が一日を通して差し込まれます。④の庶務は地味に見えますが、会議室にホワイトボードのペンが1本もない、という事態を防いでいるのは事務です。

一日は「今日の献立」と「急な来客」でできている

事務の一日は、家の夕食の支度によく似ています。献立は朝のうちに決まっている。買い物の順番も頭に入っている。ところが夕方、急に人が訪ねてくる。それでも夕食は、いつもの時間に食卓に出す——事務もまったく同じで、月末の請求書という「今日の献立」を抱えながら、鳴った電話に出て、頼まれたコピーを取ります。

うまく回すコツは、決まった仕事を「いつやるか」まで先に決めておくことです。私たちの事務チームでは、請求書の金額チェックを毎月25日の午前中に固定しています。時間を決めていないと、飛び込みの用事に一日を食べられて、夕方に残った請求書を慌てて見ることになるからです。慌てて見た請求書は、そのままお客様に届きます。

現場のリアル：朝いちばんの10分が、一日を決める

私たちの事務チームが出社してまずやるのは、パソコンを開くことではありません。共有カレンダーを開いて、その日の来客と締切を、紙に3行だけ書き出すことです。かかる時間は10分弱。この10分を朝の習慣にしてから、「そんな来客、聞いていません」という社内の行き違いが、月に4件から1件に減りました。

「入力だけ」と言われない事務が、していること

入力は事務の仕事の入口にすぎません。差がつくのは、手を止める場面を持っているかです。たとえば請求書の入力中に「先月と金額が違う」と気づいたとき、そのまま打ち込んでしまえば3秒で終わります。手を止めて営業担当に電話で確かめると5分かかります。私たちは、この5分を選びます。

間違った請求書が届いたお客様は、金額を確かめ、社内で確認し、こちらに連絡する——合計で1時間近くを使うことになります。自分の3秒か、相手の1時間か。この判断ができる人を、私たちは「入力ができる人」ではなく「事務ができる人」と呼んでいます。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

事務職は入力だけの仕事ではなく、書類・数字・連絡・来客の4つで会社を回す仕事です。一日は決まった仕事と飛び込みの仕事でできていて、決まった仕事の時間をあらかじめ押さえておけば、どちらも間に合います。そして全部の先には、請求書を受け取るお客様や、資料を待つ仲間がいます。次の記事では、この仕事に向いている人の特徴を、性格ではなく行動から見ていきます。