この記事は、ITリテラシー「AIツール」カテゴリの5本目、実践編です。4本目までで「AIに任せられるのは型のある作業」だと分かった方に向けて、その中でも効果がいちばん大きい議事録づくりを、会議当日の動きに沿って見ていきます。

先に結論から。議事録は、AIに全部を任せる仕事ではありません。文字にする作業と、要点に分ける作業をAIに渡し、名前と数字の確認だけを人がやる——この分け方にすると、メモ取りから手が離れて、会議の話そのものを聞けるようになります。

この分け方は、家族旅行の写真をアルバムにするときと同じ形です。写真を200枚撮るのはスマートフォンがやってくれますし、似たものを日付ごとに並べ替えるのも自動でできます。それでも「これは誰と、どこで撮った1枚なのか」を書き添えられるのは、その場にいた人だけです。そしてアルバムは、行けなかった人に見せるために作ります。議事録も同じで、AIに任せるのは並べ替えまで、名前と数字を書き入れるところは私たちの手で——と分けておくと、会議にいなかった人にちゃんと届くものが残ります。

議事録づくりは、3つの段でできている

まず全体の形を見ます。議事録は①録音する→②文字にする→③要点にする、の3段です。このうち②と③がAIの担当。①の録音ボタンを押すのと、最後の確認は人の担当です。

録音は、オンライン会議ツールの録画機能でも、スマートフォンの録音アプリでも構いません。会議の冒頭に「記録のために録音します」と一言伝えてから始める——これは技術ではなくマナーの話で、AIを使うかどうかに関わらず必要な一言です。

頼み方は「3つの箱に分けて」

文字起こしをそのまま渡して「まとめて」と頼むと、話の流れをなぞっただけの長い文章が返ってきます。読む側は結局最後まで読むことになり、時間は減りません。

効くのは、出来上がりの形を指定することです。「この文字起こしから、①決まったこと ②やること（担当者と期限つき） ③持ち帰り、の3つに分けて書き出して。それ以外は書かないで」。この一文で、読む人が探さなくていい議事録になります。

この形にすると、思わぬ副産物があります。担当者や期限の欄が空白のまま返ってくる項目は、会議でそこが決まっていなかったという意味です。会議が終わる前に「これは誰がいつまでに？」と一言聞ける。議事録の型が、会議の質そのものを上げてくれます。

会議が始まる前に、2つだけ開いておく

準備は2つです。①出席者の名前が正しい字で並んだ名簿 ②その会議でよく出る社名・商品名・略語の一覧。この2つを画面に開いた状態で会議に入ります。

あとで確認するときに、この2つがあると照らす作業が数分で終わります。無いと、名前の字を1件ずつ探しに行くことになり、そこで時間が消えます。準備というより、あとの自分への置き土産です。

AIが必ず間違える3か所

文字起こしは万能ではありません。とくに人の名前・会社名や商品名・数字の3か所は、高い確率で誤って書き取られます。逆に言えば、確認する場所はこの3つに絞れます。

CCの現場のリアル——週次のシフト会議

私たちのバックオフィスでは、毎週月曜に翌週のシフトを決める会議があります。参加者は6人、時間は40分。以前は書記の担当者がひたすら打ち込みながら参加していたため、議事録の清書に会議後さらに30分かかっていました。

録音と文字起こしをAIに任せ、3つの箱の形で出してもらうように変えたところ、会議後の作業は約8分になりました。中身は、人名の表記を名簿と照らす作業と、勤務時間の数字を元の希望表と突き合わせる作業だけです。

もう1つ変わったことがあります。書記だった担当者が、会議中に発言するようになりました。手が空いたぶん、話を聞いて考える余裕が生まれたからです。

議事録は、その場にいなかった人のために書く

ここが、私たちがこの記事でいちばん伝えたい部分です。議事録は、出席した人の記録ではありません。その日休んでいた人、別の現場にいた人、来月入ってくる人——その場にいなかった人のために書くものです。

だから「決まったこと」と「誰がいつまでに」が読み取れる形でなければ意味がありません。速く作ることが目的ではなく、読んだ人が迷わず動けることが目的です。AIは、その目的にたどり着くまでの時間を短くしてくれる道具にすぎません。

録音を外部のサービスに渡す前に

会議の内容には、取引先の名前や金額、スタッフの個人的な事情が含まれることがあります。録音データや文字起こしを社外のサービスに送るときは、事前に上長へ確認する。これは6本目・7本目でも繰り返し出てくる、いちばん大事な手順です。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

議事録は、録音・文字起こし・要点整理の3段。AIに渡すのは真ん中の2つで、人が見るのは人名・固有名詞・数字の3か所です。出来上がりの形は「決まったこと／やること／持ち帰り」の3つの箱で指定します。そして議事録は、その場にいなかった人のために書くもの。次の記事では、同じく時間を取られがちな調べものを、AIと検索の使い分けから見ていきます。