この記事は、ITリテラシー「AIツール」カテゴリの2本目（入門）です。1本目の「生成AIとは」で、AIが文章を作ってくれる道具だと分かった方に向けて、その代表格であるChatGPT（チャットジーピーティー）を、画面のどこに何を打ち込むかまで具体的に見ていきます。読み終わる頃には、自分で1通のメールの下書きを出せるようになります。

先に結論から。ChatGPTとは、日本語で話しかけると、日本語の文章で返してくれるサービスです。専門の言葉も、パソコンの知識も要りません。必要なのは「何をしてほしいか」を日本語で書くこと、それだけです。

ChatGPTは「何度でも書き直してくれる下書き係」

ChatGPTを一言で例えるなら、疲れない下書き係です。人に頼むなら「3回目の書き直しはさすがに言いにくい」と感じますよね。ChatGPTには、5回でも10回でも「もう少し短く」「もっとやわらかく」と頼めます。相手は嫌な顔をしません。

ただし、この下書き係には決定的な弱点があります。あなたの会社の事情を何も知らないこと。取引先との過去のやり取りも、社内の呼び方も、初日の集合場所も知りません。だから、背景を渡した分だけ答えがよくなる。この「渡し方」が、次の3本目「指示の書き方」のテーマです。

画面で覚えるのは、3か所だけ

ChatGPTの画面で覚える場所は3か所です。①左上の「新しいチャット」（話題を変えるときに押す）、②画面下の入力欄（ここに日本語でお願いごとを書く）、③その右端の送信ボタン。長い文章を書きたいときは、改行に注意してください。Enterだけを押すと送信されてしまうので、途中で改行したいときはShift＋Enterを押します。

事務の仕事で出番が多い、4つの頼み方

事務の現場で実際によく使うのは、次の4つです。下書き・要約・言い換え・相談。どれも「打ち込む言葉」まで決まっているので、そのまま真似してください。

もう1つ、初心者の方が知らずに損をしているのが「続きを頼める」という性質です。1回で完成させる必要はありません。出てきた文章に対して「1文目をもっと短く」「最後にお礼を1行足して」と続けて打てば、その場で直したものが返ってきます。会話の続きとして直していける——これが検索との大きな違いです。

とくに言い換えは、初心者の方に強くおすすめしたい使い方です。自分が書いた固い文章を貼り付けて「取引先に送る文章として、もっとやわらかい言い方に直して」と頼む。出てきた文章と自分の文章を並べて読むと、直された箇所がそのままビジネス文書の勉強になります。

CCの現場のリアル——最初につまずくのは「一言だけ」

私たちの社内でChatGPTを初めて触ったスタッフが、最初にやりがちな入力があります。「お礼メール作って」の一言だけ。これで出てくるのは、誰にでも当てはまる当たり障りのない文章で、結局ほとんど書き直すことになります。

うまくいくようになった人の入力を見ると、共通点がありました。「誰に・何のお礼か・何文字くらいで」の3つが書いてあるのです。「昨日訪問した取引先の担当者に、面談のお礼を、200字で」。この一行を足すだけで、直す箇所が5か所から1か所に減りました。

お礼メール1通にかかる時間は、10分から3分になりました。差は7分。1日に3通書けば21分です。この21分をどう使うかで、仕事の中身が変わります。私たちのチームでは、その時間を訪問先の担当者の名前と役職をもう一度確かめることに使っています。文面が速く出せるようになった分を、相手の顔を思い出す時間に戻す。それが、私たちがAIを使う理由です。

送る前に、人が見る3か所

ChatGPTの答えは、事実として正しいとはかぎりません。堂々とした文章のまま、日付を1日ずらしたり、存在しない部署名を書いたりします。だから、送信する前に人が見る場所を決めておきます。数字・固有名詞・社外に出す文の3つです。

この確認は、面倒な作業ではなく相手を守る作業です。集合時間が1時間ずれた案内メールが届けば、受け取った方は駅で1時間立ち尽くすことになります。私たちが最後に人の目を入れるのは、その一人を待たせないためです。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

ChatGPTは、何度でも書き直してくれる下書き係。ただしあなたの会社の事情は知らないので、渡した情報の分だけ答えがよくなります。覚える画面は3か所、よく使う頼み方は4つ、送る前に見る場所は3つ。次の記事では、その「渡し方」＝指示（プロンプト）の書き方を、良い例と悪い例を並べて練習します。