この記事は、事務職・オフィスワークにこれから挑戦する方に向けた、ITリテラシー「Officeソフト」の4段目です。ここからは実践編。Wordで文書を「作れる」段階から、受け取った人が探さずに読める文書にする段階へ進みます。読み終わる頃には、見出しスタイルの当て方と、一文を切る目安が手を動かして分かります。

先に結論から。読みやすさは、文才ではなく3つの操作で決まります。①見出しスタイルを当てる ②一文を40〜60字で切る ③段落の後ろに余白を置く。この3つは、書いたあとの5分で全部できます。

見出しのない文書は、仕切りのない引き出し

文房具が全部まとめて入っている引き出しから、ホチキスを1つ探すところを想像してください。中身は全部そろっているのに、見つけるまで手で全部かき分けることになります。見出しのない20ページの文書は、これと同じ状態です。

見出しは、その引き出しに入れる仕切り板です。仕切りがあれば、ペンの区画だけを見ればペンが見つかります。文書も、見出しで区切られていれば、読む人は自分に関係のあるかたまりだけを読めます。

①見出しは「スタイル」で当てる — 太字にするのではなく

見出しを作るとき、文字を選んで太字ボタンを押し、サイズを16ptに上げていませんか。それは見た目だけの見出しで、Wordから見ればただの太い文字です。正しい手順は、見出しにしたい行にカーソルを置いて、ホームタブの右側にある「スタイル」の一覧から「見出し1」をクリックすることです。キーボードならCtrl＋Alt＋1で見出し1、Ctrl＋Alt＋2で見出し2が当たります。

スタイルで当てると、3つのことが自動でできるようになります。目次が自動で作れる。表示タブの「ナビゲーションウィンドウ」にチェックを入れると、左側に見出しの一覧が出て、クリックでその場所へ飛べる。そして「見出しの色を全部変えたい」と言われたとき、1か所直すだけで全部の見出しが変わります。

②一文は40〜60字。読点が3つを超えたら切る

長い文が読みにくいのは、読み終わるまで結論が分からないからです。目安をひとつ決めておくと迷いません。「、」が3つ以上になったら、そこで文を切る。切る場所は、たいてい3つ目の読点のあたりです。

切るときに文章を削る必要はありません。「〜しましたところ、」を「〜しました。」に変えて、次の文を始めるだけです。伝える内容はそのまま、読む速さだけが上がります。

③余白は「段落後8pt・行間1.15」で置く

文字がページの端から端までびっしり詰まっていると、目が行の頭に戻る場所を見失います。ホームタブの「段落」グループ右下の小さな矢印をクリックすると設定画面が開くので、「段落後」を8pt、「行間」を1.15行にしてください。それだけで、かたまりの切れ目が目で分かるようになります。

もうひとつ。1ページに書くのは見出し2つまでと決めておくと、詰め込みすぎが自然に止まります。3つ目の見出しが同じページに来たら、内容を分けるか、ページを変える合図です。

箇条書きは3〜5項目で止める

項目が8つ並ぶ箇条書きは、読む人にとって「まだ終わらない」の合図です。5つを超えたら、似たものを1つにまとめるか、見出しを1つ増やして2つのリストに分けてください。人が一度に目で追えるのは、だいたい5行までです。

現場のリアル：問い合わせの電話が週5件から1件に

私たちは、派遣先の企業へお渡しする業務マニュアルをWordで作っています。以前のマニュアルは20ページで、見出しが手作りの太字でした。目次もナビゲーションも作れないので、現場のスタッフは知りたい項目を探して端から読むしかなく、「〇〇のやり方はどこに書いてありますか」という電話が週に5件かかってきていました。

見出しをすべて「見出し1」「見出し2」のスタイルに置き換え、1ページ目に自動生成の目次を入れ直しました。作業にかかったのは1時間ほどです。その翌月から、同じ問い合わせは週1件以下になりました。文章は1文字も書き換えていません。変えたのは構造だけです。

整えるのは、読む人の時間を返すため

見出しをそろえることも、余白を取ることも、きれいな書類を作った自分を褒めるためではありません。目的は、その文書を開いた人が探さずに、必要なところにたどり着けることです。

マニュアルを読むのは、初めての職場で緊張しているスタッフかもしれません。案内文を読むのは、時間のないお客様かもしれません。私たちが5分かけて構造を整えれば、その先の何十人かが、それぞれ数分ずつ節約できます。整えることは、相手の時間を先に払っておくことです。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

読みやすさは、見出しスタイル・一文を切る・余白を置くの3つで作れます。太字で見出しの見た目を真似ても、目次もナビゲーションも生まれません。まずは手元の1つの文書で、見出しを3つ付け直すところから。次は同じ「伝える」でも、画面に映して見せるPowerPointへ進みます。