この記事は、パソコンの基本操作とファイル整理を終えた方に向けた、「パソコンの基礎知識」の実践編2本目です。ここからは「自分が使う」から「人に伝える」へ進みます。読み終わる頃には、画面のどこを・どのキーで撮り、撮った画像をどこに貼り、何と書き添えて渡すかまでが手順として決まります。

先に結論から。スクリーンショットとは、いま画面に映っているものを、そのまま1枚の画像として保存する機能です。覚えるキーはWindowsキー＋Shift＋Sのひとつだけ。これで、言葉の説明にかかっていた5分が、画像1枚の10秒になります。

言葉で説明するのは「電話で道案内をする」のと同じ

初めての場所へ向かう友人に、電話だけで道を教えたことはありませんか。「そこの角を曲がって、青い看板の……いや、その青じゃなくて」——お互いが見ているものが違うので、どれだけ丁寧に話しても、なかなか一致しません。ところが写真を1枚送った瞬間に、話は終わります。

パソコンのトラブルも同じです。「なんか赤い文字が出て動かないんです」と言葉で伝えると、聞いた側は5回質問し返します。画面を1枚撮って送れば、その5回が消えます。スクリーンショットは、相手を自分の席に座らせる方法なのです。

撮り方は3つ。まずは真ん中の1つだけ

Windowsのパソコンには撮り方が3つあります。ただし、事務の仕事で使うのはほとんど2つ目だけです。全画面を撮ると、関係のないメールの件名や別のお客様の名前まで一緒に写ってしまうからです。

押すキー	撮れる範囲	向いている場面
PrintScreen	画面ぜんぶ	ほぼ使わない（余計なものまで写る）
Windows＋Shift＋S	自分で囲んだ範囲だけ	ふだんはこれ。9割の場面で使う
Alt＋PrintScreen	いま手前にある窓だけ	アプリの画面をまるごと見せたいとき

実際の手順はこうです。①撮りたい画面を出す。②Windowsキー（キーボード左下、窓のマーク）とShiftを押したままSを押す。③画面が少し暗くなり、マウスの矢印が十字に変わる。④撮りたい範囲の左上でマウスの左ボタンを押し、押したまま右下まで動かして離す。これで撮影は完了です。

撮ったあと、どこに貼るのか

ここでつまずく方がとても多いのですが、撮った画像はファイルとして保存されていません。パソコンが一時的に手に持っている状態です。だから撮ったら、すぐに貼り付け先を開いてCtrl＋Vを押してください。メールの本文、チャットの入力欄、Wordの文書——どこでも同じ操作で貼れます。

画像だけを送るのは避けてください。必ず2行を添えます。1行目は「何をしたときに」、2行目は「どうしてほしいか」。たとえば「請求書の画面で保存を押したところ、この表示が出ました」「このまま進めてよいか教えてください」。この2行があるかないかで、返信の速さがまるで変わります。

CCの現場では「囲む範囲」を決めています

私たちCCでは、派遣スタッフの就業システムの画面を撮って共有する場面が毎日あります。ここで一度、ひやりとした出来事がありました。全画面で撮ったスクリーンショットの端に、別のスタッフの氏名と時給が写り込んでいたのです。送る直前に気づいて撮り直しましたが、そのまま送っていれば個人情報の事故でした。

それ以来、社内のルールはこう決まっています。「PrintScreenは使わない。Windows＋Shift＋Sで、伝えたい部分だけを囲む」。そして送る前に、画像の四隅を目で1周してから送信ボタンを押します。囲む範囲を小さくすることは、手間ではなくお客様とスタッフを守る手順です。

1枚の画像は、相手の5分を返す

スクリーンショットがうまい人は、画像を撮るのが速い人ではありません。相手が何回聞き返さずに済むかを、先に考えられる人です。囲む範囲を絞り、2行を添えて送る。たったそれだけで、受け取った側は追加の質問をせずに答えを返せます。私たちがこの技術を研修に入れているのは、自分の手間を1つ増やして、相手の手間を5つ減らす——顧客思考そのものの練習になるからです。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

スクリーンショットは、相手を自分の席に座らせる方法です。覚えるのはWindows＋Shift＋Sの1つだけ。全画面ではなく必要な範囲だけを囲み、貼り付けはCtrl＋V、そして「何をしたときに」「どうしてほしいか」の2行を必ず添える。送る前に四隅を1周する。次の記事では、その画面が重くて動かないときの直し方を見ていきます。