この記事は、事務職・オフィスワークにこれから挑戦する方に向けた、ITリテラシー「Officeソフト」の1段目です。読み終わる頃には、資料を作り始める前に「これはExcel」「これはWord」と3秒で選べるようになります。Officeソフトに自信がない方でも、この1本で道具の選び方をひと通りつかめます。

先に結論から。Excelは「計算と表」、Wordは「読ませる文章」が得意です。作りたいものに足し算・並べ替え・集計があるならExcel、上から下へ読んでもらう文章ならWord。この一本の線を引けるだけで、作り直しの時間がまるごと消えます。

Excelは「方眼紙」、Wordは「原稿用紙」

2つの違いは、紙にたとえるとすぐ分かります。Excelは細かいマス目が敷き詰められた方眼紙。1マスに1つずつ数字や言葉を置いていくと、置いた数字を勝手に足し算してくれます。Wordは原稿用紙。左上から右下へ、文章を順に流し込んでいく紙です。

方眼紙に長い手紙を書こうとすると、マスからはみ出して読みづらくなります。逆に原稿用紙に売上表を書いても、合計は自分で電卓を叩くしかありません。「うまく作れない」の原因の多くは、腕前ではなく紙の選び間違いです。

得意なことを、4つの軸で並べてみる

迷ったときに見返せるように、違いを4つの軸で並べておきます。ここだけスマホで写真に撮っておくと、資料作りの入口で立ち止まらずに済みます。

	Excel	Word
入力する場所	マス目（セル）に1つずつ	白い紙に上から流し込む
数字の合計	関数が自動で出す	自分で計算して打ち込む
並べ替え・絞り込み	ボタン1回でできる	手で行を入れ替える
向いている書類	売上表・名簿・シフト表	案内文・報告書・契約書

Excelを選ぶのは、数字が動くとき

数字を足す・引く・並べ替える・グラフにする。この4つのどれかが1つでも入るならExcelです。たとえば12か月分の売上を並べて合計を出すなら、合計欄に「=SUM(B2:B13)」と1回書くだけ。あとで4月の数字を打ち直しても、合計は自動で書き換わります。

名簿のように「同じ形のデータが何十行も並ぶもの」もExcelの担当です。あとから「五十音順に並べ替えて」「東京都の人だけ見せて」と頼まれても、画面上部のデータタブにある「並べ替え」「フィルター」を1回押せば終わります。

Wordを選ぶのは、人が読むとき

案内文、報告書、契約書、議事録。上から下へ読んでもらう書類はすべてWordです。Wordには「見出し1」「見出し2」という部品があり、ホームタブの左側にあるスタイル一覧から選ぶだけで文章のかたまりに区切りが付き、目次も自動で作られます。

「Wordでも表は作れるのでは」と思うかもしれません。作れます。ただしWordの表は計算をしません。行を1つ足したら、合計は自分で計算し直すことになります。数字が1つでも変わる可能性があるなら、表はExcelで作ってからWordに貼るのが早道です。

迷ったら、作り始める前に3つ質問する

私たちが新しく入ったスタッフに渡している判断の順番は3つです。①この書類に足し算や集計はあるか。②行はこれから何十行も増えるか。③上から下へ文章として読ませるか。①②のどちらかが「はい」ならExcel、③だけが「はい」ならWordです。ファイルを新規作成する前に、この3つを口に出して答えてください。

現場のリアル：作り直しに2時間かかった日

以前、私たちの事務チームで、40名分の勤務実績一覧をWordの表で作ったことがありました。罫線もそろっていて見た目はきれいだったのですが、提出の30分前に3名分の時間が修正になり、合計と平均を全部電卓で計算し直すことになりました。かかった時間は約2時間。同じ表がExcelなら、3か所を打ち直すだけで合計も平均も自動で直り、1分で終わっていました。それ以来、私たちは「行が増えるものは最初からExcel」を全員の共通ルールにしています。

道具を選ぶのは、受け取る人のため

きれいな表を作ること自体が目的ではありません。目的は、その書類を受け取る人——お客様や、次にその数字を使うスタッフ——が迷わないことです。Excelで作った表なら、受け取った人はその場で列を並べ替え、自分の知りたい順に見られます。Wordで作った案内文なら、上から読むだけで用件が分かります。道具を正しく選ぶことは、相手の時間を返してあげることでもあります。

今日からできる、たった1つのこと

まとめ

Excelは方眼紙、Wordは原稿用紙。数字が動くならExcel、人が読むならWordです。判断は「足し算はあるか」「行は増えるか」「文章として読ませるか」の3つの質問で決まります。道具が決まったら、次はそのExcelで最初に覚える3つの操作へ進みましょう。