クラウドストレージとは、インターネット上にある、みんなで使えるファイルの置き場所です。Google ドライブ、OneDrive、Dropbox などがこれにあたります。

スマホの写真が、機種変更しても消えずに残っているのと同じ仕組みです。本体ではなく、ネット上に預けてあるからです。

パソコンの中に置くのと、何が違う？

いちばん大きな違いは、ファイルを配らなくてよくなることです。

パソコンの中に保存したファイルは、誰かに見せるたびにメールで送ることになります。送った瞬間に「同じ内容の別のファイル」が増えていき、あとから直しても、相手が持っているのは古いままです。クラウドに置けば、全員が同じ1つのファイルを開くので、直した内容がそのまま相手にも見えます。

もう1つ、パソコンが壊れてもファイルは残ります。置き場所がパソコンの中ではないからです。

①ファイルを置く

ブラウザでGoogle ドライブなどを開き、パソコンからファイルをドラッグして画面に落とすだけです。「アップロード」のボタンから選んでも同じです。置いた時点で保存は終わっています。

②リンクで渡す

ファイルを右クリックして「共有」を選びます。ここで誰に見せるかを決めます。

メールアドレスを入れれば、その人だけが開けます。「リンクを知っている全員」に変えると、URLを持っている人は誰でも開けるようになります。共有ボタンを押す前に、この1行を必ず読んでください。社外に出してはいけない資料を、うっかり全員に公開してしまう事故は、ここで起きます。

見せ方も選べます。「閲覧者」なら見るだけ、「編集者」なら直せます。相手に直してほしくないときは閲覧者にします。

今日やってみること